Hoe verloopt een incassoprocedure bij de rechtbank?

Als een schuldenaar ook na aanmaningen en sommaties niet betaalt, dan zal de schuldeiser vaak een gerechtelijke incassoprocedure starten. De schuldeiser vraagt in deze procedure de rechter om de schuldenaar de veroordelen om de openstaande vordering (en de inmiddels opgelopen kosten) te voldoen. Als de rechter een dergelijk vonnis ook daadwerkelijk uitspreekt, kan de schuldeiser dit vonnis gebruiken om bijvoorbeeld beslag te leggen op de bankrekeningen van de schuldenaar om zo zijn geld te incasseren.

De start van de procedure: de dagvaarding

De incassoprocedure start met een zogenaamde dagvaarding. Dit is een officieel document waarin de eisende partij (de schuldeiser) de gedaagde partij (de schuldenaar) meldt dat hij (de schuldenaar) zich op een bepaald moment voor de rechter moet verantwoorden. De dagvaarding wordt door een deurwaarder bij de schuldenaar bezorgd.

In de dagvaarding staat verder omschreven waarom de schuldeiser vindt dat de schuldenaar hem geld verschuldigd is. Ook zal de schuldeiser in de dagvaarding vaak omschrijven welke stappen hij al eerder ondernomen heeft om de schuldenaar tot betaling te dwingen. Verder zal de schuldeiser in de dagvaarding ook vermelden welke (incasso)kosten hij heeft moeten maken. Tot slot wordt in de dagvaarding de rechter verzocht om de schuldenaar te veroordelen om de openstaande schuld en de gemaakte incassokosten te voldoen.

Zelf procederen of via een specialist?

Als het in de incassoprocedure gaat over een vordering van maximaal 25.000 euro, bent u niet verplicht om als eisende of als gedaagde partij een advocaat in te schakelen. U kunt proberen deze procedure zelf te voeren, maar meestal is het verstandig om hiervoor toch een deurwaarder of advocaat in te schakelen. Gaat het over een vordering die hoger is dan 25.000 euro, dan moet u verplicht een advocaat inschakelen.

Zittingsdatum

In de dagvaarding staat een datum genoemd waarop de gedaagde partij uiterlijk moet meedelen of hij verweer gaat voeren tegen de vordering(en) van de schuldeiser. De datum waarop de schuldenaar deze mededeling moet doen is de zittingsdatum. De gedaagde partij kan dit verweer meteen voeren, maar hij kan ook een uitstel vragen. Het verweer kan mondeling gevoerd worden, maar in de praktijk gebeurt dit veelal schriftelijk. Ook stelt de rechter een schriftelijk verweer in eerste instantie vaak het meest op prijs. Als u daadwerkelijk mondeling bij de rechtbank verweer voert, dan wordt uw verweer officieel schriftelijk vastgelegd in een document dat proces-verbaal heet.

Wanneer u mondeling verweer voert, is het verstandig om uw verweer ook op schrift te stellen. Op die manier voorkomt u dat de rechter misschien niet al uw argumenten in het proces-verbaal opneemt.

Termijn tussen dagvaarding en zittingsdag

Voor in Nederland woonachtige partijen geldt dat tussen de dag van het uitbrengen van de dagvaarding en de zittingsdag minimaal zeven dagen moeten zitten, waarbij de dag van dagvaarding en de dag van de zitting niet meetellen.

Een voorbeeld.

U ontvangt op woensdag een dagvaarding van een deurwaarder. U kunt dan op zijn vroegst gedwongen worden om de week daarop op donderdag richting de rechtbank te reageren. In het algemeen zult u een aantal weken uitstel krijgen als u daarom verzoekt.
In uitzonderingsgevallen zijn kortere termijnen mogelijk, maar daar zal de rechter dan toestemming voor gegeven moeten hebben.

Een voorbeeld.

Een man en een vrouw liggen in echtscheiding en hebben hun huis verkocht. De overdracht aan de nieuwe eigenaar zal op 1 december plaatsvinden. De man laat de notaris plotseling op 25 november weten dat hij de notariële akte niet zal ondertekenen waardoor het huis niet aan de koper kan worden overgedragen.

Het niet-tekenen zal tot gevolg hebben dat de man en de vrouw hoge boetes moeten betalen. Er moet dus snel gehandeld worden. In dit geval kan bijvoorbeeld de advocaat van de vrouw de rechter verzoeken om nog vóór 1 december uit te spreken dat de man moet tekenen en dat als hij blijft weigeren, de rechter de handtekening voor hem zal zetten. Omdat een termijn van zeven dagen in dit geval te lang is, kan de rechter ook om toestemming worden gevraagd voor een dagvaardingstermijn van slechts enkele dagen.

Conclusie van antwoord

Het eerste verweer dat de gedaagde partij voert, noemt men in vaktaal de conclusie van antwoord. Het gaat dan dus om de schriftelijk reactie van de gedaagde partij op de vordering(en) zoals die in de dagvaarding omschreven staan. De gedaagde partij geeft in de conclusie van antwoord aan waarom hij vindt dat de vordering niet of slechts gedeeltelijk betaald hoeft te worden.

In een incassoprocedure komt het regelmatig voor dat de gedaagde partij helemaal niet reageert. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat de schuldenaar de spreekwoordelijke kale kip is en geen geld heeft, maar wel veel schulden. Of de situatie van een schuldenaar die opzettelijk veel schulden maakt en vervolgens met de noorderzon vertrekt. Als een gedaagde partij helemaal niet komt opdagen en ook niet schriftelijk reageert, dan zal de rechter de vordering van de eisende partij in principe toewijzen. In vaktaal zegt men dan ook wel dat de rechter een verstekvonnis uitspreekt.

Als u zelf schriftelijk wilt reageren op een incassodagvaarding, omschrijf in de conclusie van antwoord dan duidelijk waarom u van mening bent dat u geen (of slechts gedeeltelijk) geld aan de schuldeiser verschuldigd bent. Omschrijf ook duidelijk waarom u het niet eens bent de geclaimde (wettelijke) renten en/of opgevoerde (incasso)kosten.

Conclusie van repliek

Vervolgens is de eisende partij weer aan de beurt. In een zogenaamde conclusie van repliek mag de schuldeiser weer reageren om de standpunten van de schuldenaar zoals verwoord in de conclusie van antwoord.

Conclusie van dupliek

Daarna mag de schuldenaar ook nog een keer reageren. Dit schriftelijke stuk noemt men de conclusie van dupliek. De rechter zal al deze stukken bestuderen en zal dan laten weten of hij voldoende informatie heeft om een vonnis te maken of dat hij beide partijen bij zich roept voor een verdere toelichting.

Comparitie van partijen

Het komt regelmatig voor dat de rechter beide partijen al na de conclusie van antwoord uitnodigt om naar de rechtbank te komen. Deze bijeenkomst noemt men een comparitie. Tijdens deze bijeenkomst kan de rechter vragen stellen en kan hij beide partijen in de gelegenheid stellen om hun standpunten nog eens mondeling toe te lichten. Vaak zal de rechter ook al laten doorschemeren hoe hij tegen de zaak aankijkt. Ook is het heel gebruikelijk dat de rechter probeert om tijdens deze comparitie partijen tot overeenstemming te laten komen. Als dit lukt, dan worden de gemaakte afspraken officieel vastgelegd in een document, het zogenaamde proces-verbaal. Als de gemaakte afspraken door een van beide partijen niet wordt nagekomen, dan geldt dit proces-verbaal als een vonnis.

Een voorbeeld.

Dirk en Joris zijn verwikkeld in een incassoprocedure omdat Dirk nog geld tegoed heeft van Joris. Tijdens een comparitie spreken ze af dat Joris binnen 14 dagen een bedrag van 3.000 euro aan Dirk zal voldoen. Deze afspraak wordt opgenomen in het proces-verbaal dat tijdens de zitting wordt opgemaakt en door Dirk en Joris wordt ondertekend.

De rechter ondertekent de stukken eveneens en stuurt beide partijen een exemplaar van dit proces-verbaal. De 14 dagen gaan voorbij maar Joris betaalt niet. Dirk neemt contact op met een deurwaarder en laat hem het proces-verbaal zien. De deurwaarder kan met dit proces-verbaal het geld bij Joris gaan incasseren. Als Joris dan nog steeds niet betaalt, kan de deurwaarder op grond van het proces-verbaal overgaan tot beslaglegging op goederen of geld van Joris.

Vonnis of tussenvonnis?

Komen partijen er ook bij de rechter niet uit, dan zal de rechter een vonnis maken. In veel gevallen is dit een zogenaamd eindvonnis (een definitief eindoordeel), maar ook een tussenvonnis is mogelijk. In een tussenvonnis kunnen delen van de vordering al worden toegewezen en/of kan een zogenaamde bewijsopdracht worden opgelegd aan één van beide partijen. Dit betekent dat een van beide partijen van de rechter de instructie krijgt om iets te bewijzen.

Een voorbeeld.

Raymond stelt tijdens een gerechtelijke procedure dat hij de auto, die hij van Jim heeft gekocht, met contant geld heeft betaald. Jim zegt dat Raymond helemaal niet betaald heeft. Omdat Raymond degene is die zegt dat hij betaald heeft, is de kans groot dat de rechter Raymond in de gelegenheid stelt om dit dan maar te bewijzen. Raymond zou bijvoorbeeld een getuige die bij de transactie aanwezig was door de rechter kunnen laten horen. Als Raymond niet in staat is om het gevraagde bewijs te leveren, dan zal hij de procedure waarschijnlijk verliezen.

Na afloop van de bewijsopdracht zal de rechter alle argumenten en stukken beoordelen en tot een eindvonnis komen. Dit vonnis wordt beide partijen na afloop van de procedure schriftelijk toegestuurd. U hoeft hiervoor dus niet opnieuw naar de rechtbank te komen.

Verzet

Als de schuldenaar tijdens de incassoprocedure helemaal niet reageert, zal de rechter de vordering(en) van de eisende partij in principe toewijzen. Men spreekt dan ook wel van een verstekvonnis. Als de schuldenaar vervolgens geconfronteerd wordt met dit gerechtelijke vonnis kan hij alsnog verweer voeren. Dit noemt men ‘in verzet komen’.

De schuldenaar moet in dat geval binnen vier weken nadat hij bekend geworden is met het verstekvonnis (of binnen vier weken nadat een deurwaarder het verstekvonnis officieel aan hem heeft uitgereikt) actie ondernemen. De gedaagde partij moet dan zelf ook een dagvaarding laten opstellen, een zogenaamde verstekdagvaarding. De verzetdagvaarding is een mededeling van de gedaagde aan de eiser dat hij alsnog verweer gaat voeren. Er zal dan alsnog een gerechtelijke procedure gevoerd moeten worden.

Hoger beroep

Als u het niet eens bent met het vonnis van de rechter, kunt u hoger beroep instellen. Hoger beroep is alleen mogelijk in zaken waarin verweer is gevoerd. In zogenaamde verstekzaken (de gedaagde partij heeft niet tijdig gereageerd op de dagvaarding) is hoger beroep dus niet mogelijk. Hoger beroep houdt in dat een hogere rechter gevraagd wordt opnieuw naar de hele zaak te kijken en daar een oordeel over te vellen.

Uitvoerbaar bij voorraad

De meeste van de in Nederland gewezen vonnissen zijn ‘uitvoerbaar bij voorraad’. Deze term staat dan letterlijk in het vonnis vermeld. Uitvoerbaar bij voorraad betekent dat het vonnis direct ten uitvoer kan worden gelegd, ook al stelt de andere partij hoger beroep of verzet in.

Een voorbeeld.

Terwijl Rogier een paar maanden in het buitenland verblijft, wordt er een gerechtelijke procedure tegen hem gestart. Als Rogier weer in Nederland is, treft hij tussen zijn post een vonnis aan. Rogier leest het vonnis en ziet tot zijn schrik dat hij een bedrag van 5.000 euro aan Dennis moet betalen. Dennis en Rogier hebben al jaren ruzie over geld.

Rogier neemt na deze ontdekking snel contact op met een advocaat. Deze advocaat vertelt Rogier dat hij door middel van een zogenaamde verzetdagvaarding nog wel verweer bij een rechter kan voeren. Maar omdat het vonnis ‘uitvoerbaar bij voorraad’ verklaard is, moet Rogier voorlopig wel het bedrag van 5.000 euro aan Dennis overmaken. Door de verzetdagvaarding wordt de betalingsverplichting uit het vonnis namelijk niet opgeschort.