Welke kosten kan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder mij in rekening brengen?

Als u geconfronteerd wordt met een of meer aanmaningen van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder, dan wordt u vaak niet alleen aangemaand om een bepaald geldbedrag (de hoofdvordering) te voldoen, maar kunt u ook geconfronteerd worden met een aantal kosten.

De bekendste kosten zijn:

• administratiekosten
• buitengerechtelijke kosten (ook wel genaamd incassokosten)
• leges (ook wel informatiekosten genoemd)
• bureau- en dossierkosten
• regelingskosten
• registratiekosten

In het algemeen moet de schuldeiser deze kosten betalen aan het incassobureau of aan de deurwaarder die hij opdracht gegeven heeft om de schuld te incasseren. Deze kosten leveren dus een schadepost op voor de schuldeiser en deze schade wil de schuldeiser weer verhalen op de schuldenaar. Als u als schuldenaar namelijk op tijd betaald had, dan had de schuldeiser deze kosten niet hoeven maken.

Betekent dit nu dat u altijd verplicht bent om deze kosten te voldoen? Nee, niet altijd. Een rechter zal bijvoorbeeld altijd toetsen of de geclaimde kosten wel redelijk zijn. Met andere woorden, of deze kosten in verhouding staan tot de daadwerkelijk getroffen incassomaatregelen.

Administratiekosten

Administratiekosten zijn kosten die samengaan met het verzenden van een aanmaning door de schuldeiser zelf. Een goed voorbeeld hiervan zijn de administratiekosten die de energieleveranciers u bijvoorbeeld in rekening brengen als u de energienota niet op tijd betaald.

In de algemene voorwaarden van energiebedrijven in bijvoorbeeld opgenomen dat u 15 euro administratiekosten verschuldigd bent bij een eerste aanmaning. Bij een tweede aanmaning lopen deze administratiekosten op tot 25 euro en bij een derde aanmaning moet u rekening houden met 50 euro administratiekosten. Deze kosten kunnen zelfs cumulatief verschuldigd zijn: een en ander hangt af van wat er in de algemene voorwaarden staat.

Let op: als de schuldeiser de vordering uit handen geeft aan een incassobureau of deurwaarderskantoor, dan mag het incassobureau of de deurwaarder geen buitengerechtelijke kosten bij u in rekening brengen bovenop deze administratiekosten, nu de administratiekosten geacht worden onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. In de praktijk gebeurt dit echter wel regelmatig.

Ontvangt u een aanmaning waarin beide posten zijn opgenomen, dan hoeft u de administratiekosten dus niet te voldoen, nu deze als het ware in de post buitengerechtelijke kosten inbegrepen moeten worden geacht. Zorg er dan voor dat u dit duidelijk aan het incassobureau kenbaar maakt.

De buitengerechtelijke kosten (ook wel incassokosten genaamd)

Buitengerechtelijke kosten zijn een soort schadevergoeding voor de redelijke werkzaamheden die tot doel hebben om u als schuldenaar vóór het starten van een gerechtelijke procedure tot betaling te bewegen. Het kan dan gaan om werkzaamheden die de schuldeiser zelf heeft moeten verrichten, maar het kan ook gaan om werkzaamheden van een incassobureau of deurwaarder.

De schuldeiser kan buitengerechtelijke kosten eisen op basis van een wettelijke regeling, maar eventueel ook op basis van tussen partijen gemaakte afspraken. Deze afspraken die soms zijn vastgelegd in zogenaamde algemene voorwaarden, kunnen bijvoorbeeld inhouden dat u een vast percentage over de hoofdsom verschuldigd bent.

De buitengerechtelijke kosten kunnen door een rechter gematigd worden of ze nu overeengekomen zijn of niet. De rechter gaat bij het bepalen van redelijke buitengerechtelijke kosten vaak uit van een richtlijn die bekend staat onder de naam Rapport Voorwerk II.

Rapport Voorwerk II kent een staffel voor de toewijzing van buitengerechtelijke kosten. Dat wil zeggen dat de buitengerechtelijke kosten oplopen bij een oplopende hoofdsom. Hoe hoger het bedrag dat u verschuldigd bent, des te hoger de buitengerechtelijke kosten.

Als de schuldeiser BTW-plichtig is (de meeste bedrijven) dan hoeft u als schuldenaar de BTW over de incassokosten niet te betalen. De schuldeiser kan deze BTW namelijk verrekenen. Als de schuldeiser niet BTW-plichtig is, dan bent u als schuldenaar ook verplicht om BTW over de buitengerechtelijke kosten te betalen.

De staffel van Rapport Voorwerk II ziet er als volgt uit:

Als een schuldeiser van u hogere buitengerechtelijke kosten eist dan deze tabel aangeeft, dan is de kans groot dat een rechter deze kosten niet redelijk vindt.

Een voorbeeld.

U ontvangt een aanmaning omdat u een bedrag van 3.500 euro niet betaald heeft. De schuldeiser is niet BTW-plichtig. Eventueel gevorderde incassokosten zijn slechts redelijk tot een bedrag van 535,50 euro. Als de schuldeiser nog hogere incassokosten eist, dan zijn die in principe niet redelijk. Wel is het mogelijk dat een schuldeiser in een bijzonder geval een rechter ervan weet te overtuigen dat deze hogere incassokosten toch terecht zijn.

In sommige gevallen is het overigens volstrekt onredelijk om incassokosten te vorderen. Stel u ontvangt een aanmaning die in uw ogen volkomen onterecht is. U schrijft de schuldeiser direct dat u absoluut niet tot betaling van het geclaimde bedrag zult overgaan. Verder meldt u de schuldeiser dat hij de zaak maar aan de rechter moet voorleggen als hij vindt dat u toch moet betalen. In een dergelijke situatie is het niet redelijk dat de schuldeiser u nog incassokosten in rekening brengt.

Ook kan een rechter het claimen van incassokosten onredelijk vinden als:

• een schuldeiser een vordering van meer dan 5.000 euro expres splitst om op die manier voor het kantongerecht te kunnen procederen. Het zal in het algemeen dan niet redelijk zijn als de schuldeiser twee keer incassokosten in rekening brengt.
• een schuldeiser een vordering tegen meerdere schuldenaren kan samenvoegen, maar elke keer afzonderlijk incassokosten in rekening brengt
• een schuldeiser zijn vordering had kunnen verrekenen met een vordering die de schuldenaar op hem had

Als u dus te maken krijgt met incassokosten, is het verstandig om na te gaan of de schuldeiser deze kosten wel in rekening mag brengen. Ook is het aan te raden om te controleren om de hoogte van deze kosten wel redelijk is.

Leges (ook wel informatiekosten genaamd)

Leges zijn kosten die betrekking hebben op het aanvragen van informatie bij bepaalde instanties. U kunt daarbij denken aan het opvragen van informatie bij de gemeentelijke basisadministratie of bij de Kamer van Koophandel.

Deze kosten kunnen overigens niet op een eerste aanmaning van een deurwaarder of incassobureau aan een particulier voorkomen, omdat zij op dat moment nog geen informatie bij de gemeentes mogen opvragen. Een incassobureau kan het niet, en de deurwaarder mag het pas op het moment dat hij van plan is om tot dagvaarding over te gaan (een gerechtelijke procedure te starten).

Bedrijven kunnen wel met leges of informatiekosten te maken krijgen bij een eerste aanmaning, nu de Kamer van koophandel door iedereen geraadpleegd kan worden. Een uittrekselinzage bij de Kamer van Koophandel kost 2,50 euro.

Bureau- & dossierkosten

Dit betreft kosten die de deurwaarder/het incassobureau aan zijn opdrachtgever in rekening mag brengen voor het opzetten van het dossier en daarmee gepaard gaande kosten. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan kopieerkosten, portikosten, oftewel algemene kantoorkosten.

Deze kosten worden, net als de informatiekosten en de administratiekosten geacht onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke incassokosten. Let op: sommige incassobureaus brengen bij een aanmaning buitengerechtelijke kosten in rekening én informatiekosten, én dossierkosten, én administratiekosten. In feite horen al deze kosten onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. Kortom, u bent alleen de buitengerechtelijke kosten verschuldigd.

Regelingskosten

Dit zijn kosten die in rekening worden gebracht als u wordt toegestaan om het verschuldigde in termijnen te voldoen. Deze kosten zullen wel expliciet met u overeengekomen moeten worden.
Het overeenkomen van kosten voor het treffen van een regeling door een gerechtsdeurwaarder mag in principe alleen in het geval er nog geen gerechtelijke procedure is gevoerd.

Registratiekosten

Dit zijn “verzonnen” kosten en maken eigenlijk onderdeel uit van de bureau en dossierkosten, welke net als de informatiekosten en de administratiekosten geacht worden onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. Incassobureaus nemen deze kosten vaak op in de aanmaning.