Heb ik recht op inzage in mijn personeelsdossier?

Bijna elke werkgever zal in het kader van de arbeidsovereenkomst personeelsgegevens bijhouden en verwerken. Maar hoe zit het met de privacy en kan een werknemer eisen dat hij inzage krijgt in zijn eigen personeelsdossier?

Voorwaarden bij het verwerken van personeelsgegevens

Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is de werkgever bij het verwerken van personeelsgegevens verplicht om:

• te zorgen dat deze gegevens juistheid en nauwkeurig in de personeelsadministratie worden opgenomen;
• te zorgen dat de gegevens in het personeelsdossier toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn;
• zijn personeel te informeren over de doeleinden waarvoor de werktever deze gegevens verzamelt;
• passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking;
• persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld of worden gebruikt;
• werknemers de mogelijkheid te geven om hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren.

Deze laatste voorwaarde is in feite een recht van elke werknemer om zijn eigen personeelsdossier in te zien. Zoals we later zullen zien is dit recht niet onbegrensd en is een werkgever niet altijd verplicht om alle stukken die zich in het personeelsdossier bevinden aan de werknemer ter beschikking te stellen.

Wat staat er in mijn personeelsdossier?

In een personeelsdossier mogen bijvoorbeeld klachten, waarschuwingen, verzuimfrequenties, beoordelingsverslagen, functioneringsverslagen en persoonlijke aantekeningen worden opgenomen.
Medische informatie mag niet in een personeelsdossier worden opgenomen. Informatie over de re-integratie, verzuimbegeleiding en beperkingen die een werknemer heeft in verband met zijn ziekte mogen overigens weer wel in het personeelsdossier worden opgenomen.

Recht op inzage in personeelsdossier

Een werknemer heeft op grond van artikel 35 Wbp recht op inzage in zijn personeelsdossier. Wanneer een werknemer om inzage in zijn personeelsdossier vraagt, hoeft hij niet de reden daarvan aan te geven. In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien.

Wanneer een werknemer daar om verzoekt, dan moet de werkgever binnen vier weken een overzicht van de gegevens aan de werknemer geven. Ook moet de werkgever informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvanger van de gegevens en, indien beschikbaar, over de herkomst van de gegevens. Een werkgever kan een vergoeding van ten hoogste EUR 4,50 vragen voor het verstrekken van deze informatie.

Verder kan een werkgever inzage in het personeelsdossier weigeren als dat bijvoorbeeld noodzakelijk is in het belang van voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.

Recht op correctie, verwijdering en verzet

Een werknemer heeft het recht om eventuele foutieve gegevens te (laten) corrigeren. Zo kan een werknemer verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van zijn gegevens. Dat kan bijvoorbeeld als de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel of de doeleinden van de verwerking. Een werkgever moet in ieder geval binnen vier weken reageren op het verzoek van de werknemer.

Ook heeft de werknemer het recht van verzet. Zo kan een werknemer verzet aantekenen tegen het gebruik van zijn gegevens voor marketingdoeleinden. Ook kan een werknemer verzet aantekenen in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Verder hebben verschillende rechters uitspraken gedaan in hoeverre een werknemer recht heeft op verwijdering van zijn gegevens uit zijn personeelsdossier. In de uitspraak van de voorzieningenrechter te Amsterdam (bron: JAR 2011/255) kreeg een werkneemster het voor elkaar dat een waarschuwing uit haar personeelsdossier moest worden verwijderd.

De werkneemster werkte als Sales Representative. Zij haalde over de jaren 2008 tot en met 2011 haar verkooptargets niet, maar kreeg toch een voldoende beoordeling. Vervolgens kwam er in januari 2011 een nieuwe leidinggevende. Deze leidinggevende gaf de werkneemster op 16 mei 2011 een formele waarschuwing.

Waarschuwing voor niet behalen van targets en een onprofessionele werkhouding

De waarschuwing werd gegeven voor enerzijds het niet behalen van haar targets en anderzijds wegens een onprofessionele werkhouding. De werkneemster vorderde in een procedure intrekking en verwijdering van de waarschuwing uit haar dossier. Daarnaast vorderde zij een verbod om aan de uitkomst van het ingezette verbetertraject de consequentie te verbinden dat zij uit haar functie kon worden ontheven.

De voorzieningenrechter overwoog dat uitgangspunt is dat het de werkgever vrijstaat om de werkneemster aanwijzingen en instructies te geven met betrekking tot de wijze waarop zij haar werkzaamheden vervult. En dat de werkneemster verplicht is zich hieraan te houden, mits deze eisen voldoen aan redelijkheid en billijkheid. Tot de bevoegdheid van een werkgever behoort ook het geven van een waarschuwing als een werknemer niet goed functioneert. Ten aanzien van de targets gold dat de kerntaak van een Sales Representative is het verkopen van producten voor de werkgever, zodat de werkgever zijn werkneemster mag aanspreken op het achterblijven van resultaten.

Voor de waarschuwing ten aanzien van de onprofessionele werkhouding van de werkneemster lag dat anders. De voorzieningenrechter was van oordeel dat er onvoldoende grond was voor het geven van deze waarschuwing. Nu beide waarschuwingen waren vastgelegd in een en hetzelfde document werd bevolen een kopie van het vonnis van de rechter in het personeelsdossier van de werkneemster toe te voegen. De werkneemster diende wel haar medewerking te verlenen aan het verbetertraject, omdat niet aannemelijk was dat dit een onredelijk voorschrift was van de werkgever.

Geen inzage in interne notities

Een werknemer heeft op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens recht op inzage in zijn personeelsdossier. Dit inzagerecht gaat niet zo ver dat er ook inzage moet worden verleend in interne notities die slechts de persoonlijke gedachten van een leidinggevende betreffen en uitsluitend zijn bedoeld voor intern overleg en beraad.

Verder heeft de werknemer naast een recht op inzage, het recht op correctie en/of verwijdering van bepaalde gegevens. Een vordering tot verwijdering van bepaalde stukken uit het dossier maakt alleen kans van slagen als de gegronde redenen voor het opnemen van de stukken ontbreekt. Wanneer een werkgever niet meewerkt aan de inzage, correctie of verwijdering, kan een werknemer dit via een kort geding procedure vorderen.