De 10 meest gestelde vragen over arbeidsmediation

Hoewel mediation bij steeds meer werkgevers en werknemers een bekend begrip begint te worden, krijg ik nog steeds heel regelmatig vragen over deze vorm van conflictoplossing. Om het u makkelijk te maken heb ik de 10 meest gestelde vragen over arbeidsmediation inclusief antwoorden op een rijtje gezet.

1. Wat is mediation?

Mediation is een vorm van conflictoplossing waarbij werkgever en werknemer onder begeleiding van een onafhankelijke mediator, het arbeidsconflict oplossen. Een mediator is dus geen rechter die een beslissing oplegt, maar een onafhankelijke en neutrale gespreksleider. Het zijn partijen die uiteindelijk zelf het conflict oplossen.

2. Hoe verloopt een mediationtraject?

Een mediationtraject is opgebouwd uit verschillende fasen. Van voorbereiding, intake, naar inventarisatie, naar onderhandelingen en naar de afronding. Voor een helder beeld laten onderstaande fasen zien hoe een mediationtraject eruit kan zien.

Fase 1, de voorbereidingsfase.
In de eerste fase de voorbereidingsfase spreken partijen mediation af en kiezen de mediator.

Fase 2, de intake fase.
In deze fase ontvangt de mediator beide partijen gezamenlijk of apart. Vervolgens licht de mediator het mediationproces en de mediationovereenkomst toe. In deze overeenkomst staan de hoofdregels van mediation. Tussen welke partijen zal mediation plaatsvinden? Is er commitment van beide partijen om aan de mediaton te beginnen? En zijn partijen wel bevoegd om bindende afspraken te maken?

Fase 3, de inventarisatiefase.
In de derde fase, de inventarisatiefase zullen partijen ieder hun eigen verhaal kunnen vertellen. Waar gaat het conflict over? Waar zijn in het verleden zaken misgegaan? Wat is er gebeurd? Wat is de oorzaak van het conflict? Een veelheid van verhalen, verwijten en emoties wordt dan vervolgens door de mediator teruggebracht naar een aantal kort geformuleerde belangen van partijen.

Fase 4, de onderhandelingsfase.
In de vierde fase ook wel de onderhandelingsfase genoemd zullen partijen door de mediator gestimuleerd worden om zoveel mogelijk opties te genereren die oplossingen vormen voor het conflict en tegelijkertijd de wederzijdse belangen zoveel mogelijk dienen.

Omdat in de vorige fase partijen uitvoerig hun hele verhaal aan de andere partij hebben kunnen vertellen en omdat er weer echt naar elkaar geluisterd is zijn de ‘angels’ als het ware verwijderd en kunnen partijen nu echt gaan brainstormen over toekomstige oplossingen.

Uit alle oplossingsrichtingen zal er door partijen gezamenlijk bepaald worden welke het meest tegemoet komen aan de eerder in beeld gebrachte belangen. De mediator begeleidt als het ware deze onderhandelingen en zorgt ervoor dat partijen in deze fase niet in hun oude standpunten terugvallen maar op doelmatige wijze de kracht van de verschillende opties onderzoeken en dat ze deze opties uitonderhandelen.

Fase 5, de afsluitingsfase.
In deze fase worden de oplossingen of resultaten van het conflict vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Deze overeenkomst wordt door beide partijen ondertekend als blijk van hun wilsovereenstemming over het bereikte resultaat. Daarmee komt er een einde aan de mediation.

3. Zijn conflicten op het werk op te lossen met mediation?

Conflicten op de werkvloer zijn bij uitstek geschikt om met behulp van mediation op te lossen. Dit heeft namelijk te maken met het feit dat werkconflicten of arbeidsconflicten vaak ontstaan door miscommunicatie met als gevolg een gespannen of verstoorde arbeidsverhouding.

Door middel van mediation en onder begeleiding van de neutrale mediator raken partijen weer met elkaar in gesprek. Bij een vastlopend conflict is het dan ook wenselijk om zo snel mogelijk een mediator in te schakelen om de verstoorde arbeidsverhoudingen weer te herstellen en te normaliseren.

4. Welke partijen nemen deel aan de mediation?

De personen die bij een mediationgesprek aanwezig zijn worden de deelnemers genoemd. In eerste instantie zijn dat de mediator en alleen de personen die direct bij het conflict betrokken zijn. Behalve deze drie deelnemers zijn er vaak meer personen die betrokken kunnen zijn bij de mediation.

Zo kan een deelnemer een adviseur of advocaat of familielid meenemen. In de praktijk is het vaak wel duidelijk wie zullen deelnemen aan de mediation. Mocht het toch onduidelijk zijn wie nu deelnemers zijn dan wordt niet alleen voorafgaand aan de mediaton, maar ook tijdens de mediaton bekeken of de juiste partijen en de juiste deelnemers aan tafel zitten.

5. Is de werkgever niet altijd in het voordeel?

Voorwaarde om een mediation constructief te laten verlopen is dat beide deelnemers in staat moeten zijn om een evenwichtig aandeel in de besluitvorming te kunnen leveren.
Bij een arbeidsconflict zoeken zowel werkgever als werknemer naar een voor hun aanvaardbare oplossing.

Deelname aan de mediation is op basis van vrijwilligheid. Dit wil dus zeggen dat als een werknemer ook maar het gevoel zou hebben dat hij in het nadeel is of dat wanneer hij het niet eens is met het resultaat, hij de mediation onmiddellijk kan beëindigen. Zelfbeschikking of autonomie van partijen staat aldus voorop.

6. Wat is exit-mediation?

Wanneer een voortzetting van de arbeidsrelatie geen reële optie meer is kan exit-mediation een oplossing zijn. Exit-mediation is een begeleid onderhandelingsproces tussen werkgever en werknemer bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

In plaats van een tijdrovende en kostbare ontslagprocedure bij de kantonrechter waarbij de uitkomst onvoorspelbaar is, kunnen partijen in een exit-mediaton snel duidelijkheid krijgen over hun positie en gezamenlijk een voor beide acceptabele oplossing komen en daarmee kosten besparen.

7. Hoe lang duurt een mediation en wat zijn de kosten van een mediationtraject?

Meestal zijn 2 tot 5 bijeenkomsten nodig waarin partijen samen onder begeleiding van de mediator tot de kern van het geschil proberen door te dringen en waarbij beide partijen gezamenlijk tot een oplossing komen. Uiteraard is de duur van de mediation afhankelijk van de aard en ingewikkeldheid van het geschil.

Voor een mediation betalen beide partijen in principe gezamenlijk (50/50) het honorarium van de mediator vermeerderd met onkosten (zoals reiskosten en eventueel huur van een locatie). De mediator declareert op basis van het aantal gewerkte uren en het uurtarief wordt vermeld in de mediationovereenkomst.

In arbeidszaken komt het vaak voor dat de werkgever, de arbo-dienst of de verzekeraar de kosten volledig voor eigen rekening neemt. Daarbij is mediation aanmerkelijk goedkoper dan een gerechtelijke procedure.

8. Kan mediation mijn (onderhandelings)positie aantasten?

Het werkelijke conflict kan pas worden aangepakt en opgelost als beide partijen kunnen aangeven wat hun belangen zijn bij de kwestie. Partijen moeten juist vrijuit kunnen praten en aangeven wat er scheelt. Zolang partijen een dubbele agenda hebben of zaken achterhouden kan er geen oplossing gevonden worden.

Juist met mediation waarbij vertrouwelijkheid en geheimhouding voorop staan is het mogelijk om alles op tafel te gooien. Mocht de mediation mislukken dan kunnen de zwakke punten immers niet tegen hen worden gebruikt.

9. Hoe zorgen partijen ervoor dat de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk door de ander worden nagekomen?

In de praktijk komt het zeer zelden voor dat de afspraken die door partijen tijdens de mediation gemaakt zijn, niet worden nageleefd. Zo zijn deze afspraken bijna altijd vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.

Zodra een partij zich niet aan de gemaakte afspraak houdt wordt vaak eerst contact opgenomen met de mediator. Soms volgt dan een nieuwe mediation. Een andere manier is om in de vaststellingsovereenkomst (de overeenkomst waarin de afspraken tussen partijen worden vastgelegd) een boetebeding wordt opgenomen.

Men spreekt dan af dat men een boete verschuldigd is indien men een afspraak niet op tijd nakomt. Mocht dit nog niet voldoende zijn en houdt die partij zich nog niet aan de afspraken dan kan de andere partij nakoming afdwingen bij de rechter.

10. Wat als mediation mislukt?

Een mislukte mediation is te betreuren, maar zeker niet voor niets geweest. Partijen weten nu precies waar de pijnpunten liggen. Mogelijk zal er alsnog een gerechtelijke procedure gevoerd moeten worden.
Wel is het zo dat alle informatie die tijdens de mediation besproken is, vertrouwelijk is en later niet gebruikt mag worden om het eigen gelijk te bewijzen bij de rechter.

De deelnemers aan de mediation hebben immers voorafgaand aan de mediation voor geheimhouding getekend. Bovendien zullen de meeste rechters niet gecharmeerd zijn van een partij die de geheimhouding schendt.