Verzamel bewijs als u zaken doet met een overheidsinstantie

In de Algemene wet bestuursrecht wordt geregeld hoe u als burger in bezwaar kunt gaan of beroep kunt aantekenen tegen overheidsbeslissingen waarmee u het niet eens bent. Er ontbreken in deze wet echter regels over bewijsmiddelen en bewijslastverdeling waardoor in de praktijk soms uiterst vervelende situaties kunnen ontstaan.

Een voorbeeld uit mijn eigen praktijk

De heer Van Beek had een aanvraag ingediend voor bijstand bij de Dienst Werk en Inkomen (DWI). Om de aanvraag te kunnen beoordelen had de DWI nog een aantal documenten nodig. Per brief liet de DWI de heer Van Beek weten dat hij deze documenten binnen twee weken moest aanleveren. Als de documenten niet op tijd zouden worden aangeleverd, dan zou de aanvraag niet verder in behandeling worden genomen.

De heer Van Beek besloot het zekere voor het onzekere te nemen en besloot de documenten, ruimschoots op tijd, persoonlijk af te geven bij het kantoor van de DWI. Groot was echter zijn verbazing toen hij een beslissing van de DWI ontving waarin zijn aanvraag om bijstand buiten behandeling was gesteld omdat de gevraagde documenten niet waren overgelegd.

Bezwaarschrift

Namens de heer Van Beek heb ik een bezwaarschrift ingediend bij de DWI. Omdat Van Beek zo alert was geweest om een ontvangstbewijs te vragen aan de balie toen hij de documenten inleverde konden wij in de bezwaarprocedure bewijzen dat de gevraagde documenten wel binnen de termijn bij DWI waren ingeleverd. Het bezwaar werd dan ook gegrond verklaard. De aanvraag werd alsnog in behandeling genomen en het verzoek van de heer Van Beek om bijstand werd gehonoreerd.

Bewijslastverdeling en bewijsmiddelen in het bestuursrecht

Dit voorbeeld maakt wel duidelijk hoe belangrijk het voor u als burger is om bewijsstukken te verzamelen van de contacten die u onderhoud met een overheidsinstantie. In het voorbeeld van de heer Van Beek lag de bewijslast aan zijn kant; hij moest maar aantonen dat de gevraagde documenten op tijd waren ingeleverd, niet de overheidsinstantie.

Ontvangstbewijs kan soms cruciale rol spelen bij bezwaar of beroep

Als u persoonlijk documenten afgeeft bij een overheidsinstantie, vraag dan altijd aan de (balie)medewerker om een ontvangstbewijs (en bewaar dit ook). Let daarbij op dat op het ontvangstbewijs in elk geval de volgende informatie staat:

• aantal en omschrijving van de afgegeven documenten
• datum
• handtekening

Als u documenten aan een overheidinstantie verstuurt, doe dit dan per fax of per aangetekende post. Op die manier kunt u aantonen dat u bepaalde documenten binnen de gestelde termijn verzonden heeft.

Robert-Jan Schenkman is verbonden aan Westhoff Advocaten en als advocaat gespecialiseerd in bestuursrecht. Uw reactie is welkom op rjschenkman@westhoff.nl